La Direction des Ressources Humaines et des affaires médicales assurent la gestion des ressources humaines médicales et non médicales de l'établissement (environ 1200 professionnels) : recrutement, gestion de la carrière, rémunération, contrôle de gestion/suivi budgétaire, formation continue, médecine préventive, œuvres sociales.
L'ESPM de la Marne recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour son service de la DRH et des Affaires Médicales.
Les missions :
- Accueil physique et téléphonique du public et du personnel, information et orientation au sein des services de la DRH-AM ;
- Prise des rendez-vous et tenue de l'agenda du DRH-AM ;
- Préparation des entretiens du DRH-AM - Réception, enregistrement et diffusion du courrier ;
- Gestion des réponses négatives aux candidatures
- Traitement, mise en forme et diffusion de documents administratifs/compte-rendu de réunion et instances;
- Classement de documents divers
- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de la direction (planning du service, annuaire, organigramme notamment)
- Gestion « logistique » de la DRH-AM : réalisation de bons de travaux et demandes d'intervention des services techniques, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la Direction (logistique, signalétique, commande de mobilier, etc.) ; gestion des demandes de réservation de salles et des commandes de fournitures de la DRH ;
- Gestion des demandes de stages au sein de l'établissement (envoi des candidatures aux psychologues/assistants sociaux et aux services concernés, réponses négatives ou positives aux demandes, conventions à faire signer et à renvoyer) ;
- Gestion des ordres de mission hors formation
- Relations sociales : enregistrement de l'activité syndicale (suivi des heures utilisées) ; planification des réunions, rédaction et diffusion des documents utiles (convocations, ordre du jour, etc.)
- Assurer la permanence du secrétariat de la Direction des Soins en l'absence de la secrétaire (congés, formations) et assurer un binôme sur certaines activités.
Le titulaire du poste peut travailler de manière ponctuelle sur un autre dossier RH.
Compétences :
- Qualité rédactionnelle
- Maîtrise des outils informatique (Word / excel...)
- Sens de l'organisation
Qualification requise :
Baccalauréat requis BTS de secrétariat de direction requis ou des Ressources Humaines.
CDD de 3 mois renouvelable.
Prise de poste dès que possible
En vertu de la LOI n°2021-1040 du 05 août 2021 relative à la gestion de la crise sanitaire, le poste proposé dans l'offre d'emploi est soumis à l'obligation du pass sanitaire
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 3 mois
Salaire : 1 600,00€ à 2 000,00€ par mois
Avantages :
- Crèche d'entreprise
- Réfectoire
Horaires :
- Travail en journée
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- 51000 Châlons-en-Champagne: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Exigé)
Formation:
- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Expérience:
- Assistant rh h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)
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